С 1 октября 2026 года меняется порядок, по которому налоговая принимает и обрабатывает налоговые декларации (расчёты) и иные документы, представленные как электронный документ. Порядок утверждён постановлением Министерства по налогам и сборам от 29 февраля 2012 г. № 7 «О представлении электронных документов в налоговые органы». В нём уточнили, когда документ принимают, когда отказывают и как об этом сообщают плательщику.

Главное новое правило короткое. Если электронный документ подписал человек, который не является законным или уполномоченным представителем плательщика, налоговый орган откажет в приёме. Дальше такой документ не обрабатывают. Подпись бухгалтера, юриста или знакомого с чужим ключом сама по себе не делает декларацию поданной.

Кто может подписывать без дополнительной бумаги

Статья 24 Налогового кодекса разрешает плательщику участвовать в налоговых отношениях через законного или уполномоченного представителя. Полномочия нужно подтвердить документом.

Если документ подписан электронной цифровой подписью законного представителя юридического лица — руководителя, ликвидатора, управляющего в деле о несостоятельности или банкротстве — или самим индивидуальным предпринимателем, полномочия на подписание подтверждать не нужно. Для физического лица, которое подписывает декларацию своей ЭЦП, отдельная доверенность тоже не требуется: в этом случае плательщик действует сам.

Когда нужна доверенность и как её отдать

Если подписывает уполномоченный представитель, в налоговый орган нужно представить документ или его копию, который подтверждает полномочия. МНС называет три варианта:

  • договор с налоговым консультантом;
  • для юридического лица — доверенность за подписью руководителя или иного лица, которое вправе её выдать;
  • для физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, — доверенность, удостоверенную в соответствии с законодательством, например нотариально.

Документ о полномочиях сдают один раз. К каждой новой декларации его прикладывать не нужно. Передать его можно любым доступным способом: лично, почтой, нарочным (курьером) или электронно. Пока полномочия не подтверждены, подпись представителя не даёт документу хода.

Два других отказа, которые тоже направят плательщику

Отказ в приёме направят и в двух других случаях.

Первый — если в налоговом органе есть сведения от владельца ключа, что тайна личного ключа электронной цифровой подписи нарушена. Обязанности владельца личного ключа установлены статьёй 25 Закона от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Если ключ скомпрометирован и владелец сообщил об этом, подписывать им декларации больше нельзя — их не примут.

Второй — декларация (расчёт) за период, который сейчас проверяют или уже проверили. Её не примут, если подача не связана с тем, что в бухгалтерском или налоговом учёте нужно отразить результаты проверки, либо обстоятельства, которые наступили после начала проверки, но относятся к проверенному периоду. Это прямо следует из частей четвёртой и пятой пункта 6 статьи 40 Налогового кодекса. Просто «переподать декларацию за проверяемый год» без такой связи не получится.

Что имеет смысл сделать до отправки

Проверьте, чей это ключ. Руководителю и ИП дополнительный документ не нужен. Всем остальным — сначала доверенность или договор с налоговым консультантом, потом сам файл. Если ключ компрометирован, сначала разберитесь с новым, а не шлите декларацию старым. Если период под проверкой, не отправляйте уточнение «на всякий случай»: отказ придёт, если нет связи с результатами проверки или с обстоятельствами, которые наступили после её начала.

Ранее по теме: Как подать налоговую декларацию физлицу через личный кабинет МНС; Как получить электронную цифровую подпись физическому лицу.