Копия паспорта для банка, копия диплома для работодателя, копия свидетельства о рождении для загса — в белорусской бюрократии заверенные копии встречаются на каждом шагу. Иногда кажется, что это формальность, которую можно заменить обычным сканом или фотографией на телефоне, но многие организации по-прежнему требуют именно нотариально заверенную копию. Хорошая новость: процедура занимает считаные минуты, если знать, что принести и как не попасть на отказ. Разбираемся, как устроено заверение копии документа у нотариуса в Беларуси, сколько это стоит и на какие нюансы стоит обратить внимание.

Что такое заверенная копия и зачем она нужна

Заверенная копия — это документ, к которому нотариус поставил подпись и печать и подтвердил, что он полностью соответствует подлиннику. Юридически это не замена оригиналу, но во многих случаях копию принимают как равнозначный документ: при подаче заявлений в госорганы, при оформлении наследства, при открытии счётов, при трудоустройстве и даже при обращении в заграничные консульства. Главное отличие от обычной ксерокопии — ответственность нотариуса: если позже выяснится, что копия не соответствует оригиналу, это уже вопрос к нотариальной конторе, а не к вам.

Какие документы можно заверить, а какие нельзя

Можно заверить копию большинства документов, выданных государственными органами, учебными заведениями, работодателями или оформленных самим гражданином. При этом есть несколько важных ограничений.

  • Нельзя заверить копию, если подлинник содержит подчистки, приписки, зачёркнутые слова или неоговорённые исправления.
  • Не принимаются документы с грифом «секретно» или «совершенно секретно», а также те, на которых проставлена отметка о запрете свидетельствования копий.
  • Копии брошюр, газет, журналов и других печатных изданий нотариус не заверит.
  • Если документ оформлен между физическими лицами в простой письменной форме, его копию тоже не получится заверить у нотариуса.
  • Особые правила действуют для документов органов ЗАГСа и архивов юстиции: даже если в оригинале есть оговорённые исправления, копию может заверить только тот орган, который выдал подлинник, либо нужно получить официальную копию из архива.

Интересный нюанс: копию просроченного документа, например, старого паспорта или доверенности, нотариус заверить может, если сам оригинал оформлен корректно. Срок действия оригинала не влияет на сам факт свидетельствования копии.

Государственная контора или частный нотариус: важно ли это

В Беларуси заверить копию можно как у государственного нотариуса, так и у частного. С точки зрения закона разницы в силе документа нет: печать и подпись любого нотариуса дают копии одинаковый юридический статус. Государственные нотариальные конторы работают в составе системы юстиции, частные нотариусы — самостоятельно, но под контролем Министерства юстиции и Белорусской нотариальной палаты. Часто выбор зависит от близости к дому или работы, от наличия очереди и от рабочего времени. Важно только проверить, что нотариус действительно работает в вашем регионе и имеет право совершать нотариальные действия: реестр нотариусов можно найти на сайте Министерства юстиции или Белорусской нотариальной палаты. При этом нет необходимости идти к нотариусу по месту прописки или регистрации — любой нотариус в стране может заверить копию обычного документа.

Что нужно принести нотариусу

Минимальный набор простой, но без него ничего не выйдет.

  • Подлинный документ, копию которого нужно заверить. Нотариус сравнивает копию именно с оригиналом, поэтому без него процедура невозможна.
  • Документ, удостоверяющий личность: паспорт гражданина Беларуси, вид на жительство или удостоверение беженца. Сотрудник конторы сверит данные с заявлением.
  • Копию, если вы уже сделали её сами. Это не обязательно: нотариус может изготовить копию в конторе. Главное — не факсимиле: копии, сделанные на факсе, нотариус не заверит.

Если вы хотите заверить копию с копии, то есть не с оригинала, а с ранее заверенной копии, это возможно только в двух случаях: либо предыдущая копия уже засвидетельствована нотариусом, либо она выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинник, и оформлена по всем правилам с подписью руководителя. Но повторно заверять копию с копии нельзя — только один такой переход допускается.

Как проходит процедура

Заверить копию можно у любого нотариуса в любой нотариальной конторе или нотариальном бюро — не обязательно по месту жительства или регистрации. Порядок обычно выглядит так.

  • Вы обращаетесь в контору, показываете оригинал и документ, удостоверяющий личность.
  • Нотариус проверяет, нет ли оснований для отказа: исправлений, неполных реквизитов, секретных грифов и так далее.
  • Если копию делает нотариус, он изготавливает её в конторе; если вы принесли свою — сравнивает с оригиналом.
  • После сверки нотариус ставит на копию подпись, печать и реквизиты свидетельствования.
  • Вы оплачиваете нотариальный тариф и получаете документ на руки.

На практике всё занимает от нескольких минут до получаса в зависимости от очереди и сложности документа. Многие конторы принимают без записи, но если вам нужно заверить много копий или документов на нескольких человек, лучше позвонить заранее.

Как долго действует заверенная копия

Само свидетельствование нотариуса не имеет срока годности: если копия соответствовала оригиналу в момент заверения, она остаётся верной и через год, и через пять лет. Однако на практике принимающая сторона часто ограничивает возраст копии: банки, госорганы, страховые компании или работодатели могут требовать, чтобы документ был заверен не позднее чем за три, шесть или двенадцать месяцев до подачи. Это требование не законодательное, а внутреннее правило организации. Поэтому перед сбором документов стоит уточнить у принимающей стороны, какой срок давности копии она признаёт. Если копию отказываются принимать как устаревшую, придётся сделать новую — но процедура занимает столько же времени, сколько и в первый раз.

Сколько стоит заверение копии

Цена зависит от того, сколько страниц в документе, и рассчитывается в процентах от базовой величины. С 1 января 2026 года базовая величина в Беларуси составляет 45 белорусских рублей. Для небольших документов — обычно до трёх страниц — тариф ниже, чем для объёмных документов из четырёх страниц и более. По состоянию на 2026 год при текущей базовой величине заверение одной копии обычно обходится от 15 до 50 белорусских рублей.

Важно: цифры меняются, потому что базовая величина и тарифы пересматриваются правительством. Поэтому перед походом к нотариусу стоит либо уточнить стоимость в конкретной конторе, либо свериться с актуальным постановлением Совета Министров.

Отдельные категории граждан платят меньше или не платят вовсе:

  • Инвалиды и участники Великой Отечественной войны освобождаются от уплаты нотариального тарифа за заверение копии.
  • Пенсионеры, инвалиды I и II группы, дети-инвалиды до 18 лет получают скидку 50 % от установленного тарифа.

Льгота применяется при условии, что копия заверяется с документа, выданного именно на имя льготника. Если вы пришли по доверенности от лица, имеющего право на льготу, тоже нужно предъявить документы, подтверждающие это право.

Если нужно сразу несколько заверенных копий одного документа, каждая копия заверяется отдельно и оплачивается отдельно. Некоторые конторы готовы сделать сразу несколько экземпляров за один визит, но это не меняет принципа: каждая страница каждой копии участвует в расчёте тарифа. Поэтому сразу стоит решить, сколько экземпляров понадобится, чтобы не возвращаться к нотариусу повторно.

Как и когда платить

Нотариальный тариф уплачивается до совершения действия, то есть сначала оплата, потом подпись и печать на копии. Платить можно разными способами: наличными в конторе, банковской картой, через систему «Расчёт» (ЕРИП) в интернет-банке или мобильном банкинге, в кассе банка или через инфокиоск.

Если вы платите через ЕРИП, в меню нужно выбрать: Система «Расчёт» → Суды, юридические услуги → Белорусская нотариальная палата → соответствующую территориальную нотариальную палату. Далее система попросит ввести лицевой счёт нотариуса, ваши ФИО, адрес и сумму. Обязательно проверьте ФИО нотариуса перед подтверждением платежа.

Если заверение происходит в выходной, праздничный или нерабочий день, к тарифу добавляется надбавка 50 %. Это касается как государственных праздников, так и дней, признанных нерабочими в установленном порядке. Поэтому если срок не горит, проще обратиться в обычный рабочий день.

Почему нотариус может отказать и что делать

Отказ в свидетельствовании копии — не произвол, а следствие закона. Чаще всего причины такие.

  • В документе есть исправления, которые не оговорены в тексте или не заверены печатью выдавшего органа.
  • Отсутствуют обязательные реквизиты: регистрационный номер, дата выдачи, срок действия, подписи или печати.
  • Документ содержит сведения, порочащие честь, достоинство или деловую репутацию других лиц.
  • Копия сделана факсимильным аппаратом или выглядит так, что невозможно удостоверить её соответствие оригиналу.
  • Вы не предъявили подлинник или документ, удостоверяющий личность.

Если в отказе есть сомнения, попросите нотариуса разъяснить причину письменно или уточните, какой именно документ или реквизит вызывает вопрос. Часто проблема решается просто: например, можно получить в ЗАГСе или архиве юстиции официально заверенную выписку вместо самодельной копии.

Когда заверенная копия не нужна

Не всегда требование «заверить у нотариуса» законно. Во многих случаях законодательство Беларуси позволяет предоставлять обычные копии или вообще не требует копий. Например, при подаче документов через единый портал электронных услуг или в рамках административной процедуры через «одно окно» часто достаточно предъявить оригинал для сверки, а копию оставить обычную. Если организация требует нотариально заверенную копию без правового основания, стоит спросить, на какой норме это основано. Иногда достаточно принести оригинал и сделать ксерокопию в присутствии специалиста.

Что взять к нотариусу и когда достаточно обычной копии

Заверение копии у нотариуса — простая, но строго формализованная процедура. Главные правила: принести подлинник и паспорт, заранее узнать стоимость и способ оплаты, проверить, что в документе нет неоговорённых исправлений. Если документ корректно оформлен, нотариус сделает копию или заверит вашу за считаные минуты. А если вам часто приходится собирать бумаги, стоит помнить: иногда вместо нотариальной копии вполне достаточно обычной — главное, чтобы принимающая сторона не требовала большего, чем нужно по закону.