Министерство по налогам и сборам напомнило правило, о котором чаще всего вспоминают уже после проверки: наличные, снятые на хозяйственные нужды и не подтверждённые документами, признаются доходом тех физических лиц, у кого они остались. Организация в этом случае выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и перечислить подоходный налог.

Пример ведомство привело из своей практики. Предприятие по переработке и консервированию фруктов и овощей за три года сняло на «хозяйственные расходы» более 850 тыс. рублей. Надлежащего подтверждения расходов не оказалось, и по итогам камеральной проверки налог доначислили на 228,3 тыс. рублей. Организация представила уточнённые декларации налогового агента.

Расходы признаются неподтверждёнными и тогда, когда документы есть, но недостоверны — это выявляется при камеральной проверке, то есть без выезда, по данным, которые уже есть у инспекции.

Практический вывод для бухгалтерии простой: авансовые отчёты по хозяйственным расходам должны закрываться первичными документами от реальных поставщиков, иначе снятая сумма превращается в облагаемый доход конкретного человека.