Кадровик присылает сообщение: «Паспорт, трудовая, диплом, военный билет, медсправка, страховое, две фотографии, характеристика — всё к девяти утра». Не спешите искать универсальную папку. В Беларуси перечень строится вокруг статьи 26 Трудового кодекса: часть документов предъявляют при каждом подходящем случае, часть — только для определённых работников или профессий. Требовать при заключении договора то, что законодательством не предусмотрено, запрещено.1

Ниже — маршрут от приглашения до собственного экземпляра договора. Он подходит для обычного трудоустройства внутри Беларуси. Для государственной службы, работы иностранца, допуска к отдельным видам деятельности и других специальных случаев могут действовать дополнительные нормы.

До визита уточните должность и основание для каждого особого документа

Попросите кадровую службу письменно назвать должность, юридическое наименование нанимателя, дату оформления и список документов. Напротив медицинской справки, допуска, сертификата или декларации попросите указать, почему документ необходим именно для этой работы. Это нормальный организационный вопрос, а не отказ сотрудничать.

Сверьте написание фамилии, собственного имени и отчества в дипломе, трудовой книжке и документе, удостоверяющем личность. Если сведения менялись, возьмите документ, объясняющий различие, когда он нужен для идентификации ваших бумаг. Заранее проверьте сроки действия медицинских и квалификационных документов: просроченная справка не станет действующей от того, что её приняли в отделе кадров.

Не отправляйте весь комплект в общий чат отдела. Паспортные и медицинские сведения относятся к персональным данным; их обработка должна соответствовать заявленным законным целям и не быть избыточной. Согласие, когда обработка основана на нём, должно быть свободным, однозначным и информированным.3 Спросите, кому и через какой канал передавать копии, если они действительно нужны.

Соберите папку так, чтобы оригиналы не потерялись

Разделите комплект на три части: оригиналы для предъявления, копии по согласованному списку и документы, которые вы только показываете по запросу. Составьте собственную опись. Если передаёте оригинал на хранение, уточните порядок приёма и получите подтверждение, позволяющее установить, какой документ, когда и кому передан.

Не ставьте подпись на чистых копиях и не оставляйте незаполненные анкеты «для кадровика». Исправления в анкете делайте понятным способом, не скрывая первоначальную запись. Скан-копии называйте без лишних персональных данных в имени файла и отправляйте только на подтверждённый адрес организации. После завершения отбора спросите, как компания поступит с материалами кандидата, если трудовой договор не будет заключён.

Основа: личность и воинский учёт

При заключении трудового договора предъявляют документ, удостоверяющий личность. Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу, в перечне также указаны документы воинского учёта.1 Официальная памятка Минтруда называет в стандартном комплекте паспорт и военный билет для военнообязанного.2

Возьмите оригиналы в сохранном виде. Если кадровику нужна копия, выясните, делает ли её организация на месте. Не рассылайте разворот паспорта нескольким незнакомым аккаунтам ещё на стадии первого звонка. До оформления достаточно сообщить сведения, необходимые для отбора; полный документ передают тому нанимателю, личность которого вы проверили.

Адрес регистрации и фактическое место проживания могут отличаться. Не исправляйте документы самостоятельно и не пытайтесь «подогнать» данные под анкету. Заполняйте поля по их смыслу, а спорную строку уточните у кадровика.

Трудовая книжка: когда приносить, а когда исключение законно

Трудовую книжку предъявляют при приёме, кроме двух прямо названных случаев: человек впервые поступает на работу либо принимается по совместительству.1 Поэтому отсутствие книжки у выпускника на первой работе не означает, что он должен срочно покупать и заполнять её сам. Трудовой кодекс относит оформление трудовой книжки в установленном порядке к обязанностям нанимателя при приёме.1

Если книжка есть, просмотрите записи и убедитесь, что документ принадлежит вам. Не вырывайте страницы и не вносите исправления собственноручно. Обнаруженную неточность обсудите с организацией, которая сделала запись, и новым кадровиком: порядок исправления зависит от самой ошибки и подтверждающих документов.

Для совместительства объясните кадровику, где находится основное место работы. Само исключение для трудовой книжки не отменяет необходимости заключить отдельный письменный трудовой договор по совместительству.

Образование и право выполнять работу — не одно и то же для всех вакансий

Документ об образовании или обучении нужен, если он подтверждает право выполнять данную работу.1 Для должности, где законодательство и квалификационные требования связывают работу с подготовкой, диплом или свидетельство имеет практическое значение. Для вакансии, которой конкретное образование не требуется, кадровая привычка «принесите все дипломы» не должна становиться самостоятельным правовым основанием.

Соберите основной диплом и документы о квалификации, которые прямо относятся к должности. Сертификат короткого онлайн-курса можно приложить к резюме, но не выдавайте его за документ, дающий специальный допуск. Если образование получено за рубежом и для работы требуется признание документа, заранее уточните процедуру у компетентного органа — кадровик не может заменить её устным одобрением.

Наниматель при сомнении в подлинности документа об образовании обязан направить предусмотренный запрос для подтверждения факта выдачи.1 Кандидату не нужно придумывать собственный способ доказательства, но он должен предоставить подлинные сведения.

Документы, которые появляются только при специальном основании

Статья 26 отдельно перечисляет направление на работу в счёт брони для соответствующих категорий, индивидуальную программу реабилитации, абилитации инвалида для инвалидов, а также декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинскую справку и другие подтверждения обстоятельств, имеющих отношение к работе, когда их предъявление предусмотрено законодательными актами.1

Здесь ключевые слова — для соответствующей категории и предусмотрено законодательными актами. Медицинская справка нужна не автоматически любому офисному сотруднику. Индивидуальная программа относится к работнику с инвалидностью. Направление предъявляет тот, кто трудоустраивается по соответствующей процедуре. Декларация о доходах не входит в повседневный пакет каждого продавца или дизайнера.

Если организация называет дополнительный документ, спросите точное основание и требования к форме: оригинал или предъявление, срок действия, кто выдаёт, кто оплачивает необходимую процедуру. Не заказывайте справку по фотографии чужого образца из мессенджера.

Характеристика с прежней работы: запрос делает наниматель

Трудовой кодекс даёт нанимателю право, а в установленных законодательными актами случаях возлагает обязанность при приёме запрашивать характеристику с предыдущих мест работы. Такая характеристика выдаётся в течение семи календарных дней со дня получения запроса.1

Это не означает, что каждый кандидат обязан самостоятельно обойти всех бывших работодателей и принести пачку рекомендаций. Уточните, нужен ли официальный запрос или компания просит контакты рекомендателей как часть отбора. Контакт коллеги передавайте с его согласия и заранее скажите, по каким вопросам ему могут позвонить.

Если бывший руководитель дал отрицательную оценку, не пытайтесь спорить через нового рекрутера. Попросите конкретизировать сомнение и ответьте фактами: обязанности, результаты, документы, обстоятельства прекращения работы. Характеристика — один источник информации, а не автоматический запрет на трудоустройство.

Что наниматель должен оформить со своей стороны

Папка кандидата — только половина процедуры. Трудовой договор заключается письменно и составляется в двух экземплярах; один должен остаться у работника.1 До подписи проверьте нанимателя, место работы, должность, трудовую функцию, оплату, срок для срочного договора и отличающийся режим труда и отдыха.

При приёме наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить права и обязанности, ознакомить с документами внутреннего трудового распорядка, провести необходимые инструктажи, оформить заключение договора приказом и объявить приказ работнику под роспись.1 Просьба «оставьте документы, а договор подпишем через неделю» нарушает нормальный порядок и создаёт риск доказательств.

Получив свой экземпляр, проверьте подписи, дату и отсутствие пустых полей. Сохраните отдельно контакты кадровика и руководителя, копию вакансии и перечень переданных оригиналов. Трудовую книжку передают на хранение по установленному порядку; паспорт не должен оставаться у нанимателя вместо предъявления.

Чек-лист накануне первого дня

  • полное наименование и адрес нанимателя проверены;
  • документ, удостоверяющий личность, подготовлен;
  • документы воинского учёта взяты, если вы относитесь к соответствующей категории;
  • трудовая книжка взята, если это не первая работа и не совместительство;
  • диплом или документ об обучении подготовлен, когда он подтверждает право на работу;
  • специальные справки и направления собраны только по установленному основанию;
  • понятно, кому и зачем передаются копии персональных данных;
  • проект договора прочитан, а время для вопросов предусмотрено.

Если кадровая служба требует документ без объяснения, письменно попросите назвать норму и связь с должностью. При споре о законности требований или отказе надлежаще оформить приём можно получить разъяснение и найти способы обращения на сайте Департамента государственной инспекции труда.4 Лучше решить вопрос до выхода, когда у обеих сторон ещё есть время исправить пакет и условия.