Контракт не нужно продлевать по умолчанию только потому, что работник продолжает выполнять план, а руководитель доволен. Это срочный трудовой договор с датой окончания. До этой даты стороны должны решить, что будет дальше: продление в пределах максимального срока, новый контракт, переход к договору на неопределённый срок в предусмотренном случае либо прекращение отношений.

Главная практическая ошибка — начать разговор за несколько дней до конца. Трудовой кодекс требует, чтобы каждая сторона письменно предупредила другую о решении продолжить или прекратить отношения не позднее чем за один месяц до истечения контракта.1 Поэтому безопасный календарь начинается раньше.

За два месяца: откройте контракт и личное дело

Найдите не предполагаемую, а записанную дату окончания. Проверьте все дополнительные соглашения: контракт могли продлевать, и последняя дата находится не на первой странице. Затем определите, сколько времени он действует суммарно, потому что Кодекс оперирует максимальным пятилетним сроком действия контракта.1

Работнику полезно собрать свои экземпляры приказов, соглашений, уведомлений и документов о поощрениях или взысканиях. Нанимателю — проверить категорию работника и гарантии статьи 261-5, коллективный договор и другие локальные обязательства. Решение «не продлеваем» нельзя оформлять механически, если закон или коллективный договор требуют продолжить отношения при определённых условиях.

Одновременно проверьте, не приходится ли окончание на длительное отсутствие работника. Больничный или отпуск не стоит воспринимать как автоматическое стирание даты срочного договора, однако вручение документов и специальные гарантии требуют аккуратной оценки. Не делайте вывод только по тому, что человека сейчас нет на рабочем месте.

Если вы хотите остаться, подготовьте предложение: желаемый срок, возможный переход на бессрочный договор, условия оплаты и режим. Если собираетесь уйти, рассчитайте передачу дел и отпуск, но не заменяйте письменное уведомление беседой.

Не позднее чем за месяц: вручите решение

Уведомление составляют письменно. В нём достаточно однозначно указать контракт, его дату окончания и решение о продолжении либо прекращении. При предложении продления назовите срок. Документ должен исходить от надлежащей стороны: работник подписывает своё заявление или уведомление, от нанимателя действует уполномоченное лицо.

Сохраните подтверждение вручения. Это может быть подпись и дата на втором экземпляре, регистрация у нанимателя либо почтовое подтверждение. Подпись «ознакомлен» под предложением нанимателя фиксирует получение, но не всегда выражает согласие со всеми условиями. Если вы согласны, напишите это ясно; если не согласны со сроком, сформулируйте встречное предложение.

Формула «не позднее чем за месяц» позволяет сообщить раньше. Однако слишком раннее требование немедленно согласиться с продлением не лишает работника времени, предусмотренного для принятия собственного решения. Отделяйте дату получения предложения от даты соглашения сторон.

Срок продления нельзя вписать в одностороннем порядке

Конкретный срок контракта определяется по соглашению сторон. В пределах пятилетнего срока продление также происходит по соглашению. Для работника, который не допускает нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, Кодекс ориентирует продление до истечения максимального срока; меньший период возможен с его письменного согласия.1

Госинспекция труда разбирала пример, где после трёхлетнего контракта наниматель предложил ещё два месяца. Официальный ответ: такое короткое продление возможно только с письменного согласия работника.2 Подпись о получении уведомления не стоит автоматически превращать в такое согласие.

Если стороны расходятся — например, работник хочет три года, а наниматель один, — переговоры не продлевают контракт сами по себе. Нужно либо прийти к допустимому согласованному варианту и оформить его, либо готовиться к прекращению по истечении срока с учётом специальных гарантий.

Когда достигается пятилетний предел

Контракт обычно заключается на срок от одного до пяти лет. Продление и заключение нового контракта — не одно и то же кадровое действие. По достижении максимального срока стороны решают вопрос о новом контракте либо о трудовом договоре на неопределённый срок в случаях и порядке, предусмотренных главой 18-1 ТК.1

Не переносите автоматически правило первого годового контракта на каждый последующий документ. Статья 261-3 подробно регулирует продолжительность нового контракта с работником, который не допускал дисциплинарных нарушений, и возможность меньшего срока при письменном согласии. Официальные разъяснения инспекции помогают проверить эту развилку на конкретной истории.3

Перед подписью сравните старый и новый текст целиком. Новый срок не должен скрывать изменение оклада, места работы, функции, режима или стимулирующих мер. Если обсуждалось только продолжение, спросите, почему поменялись другие пункты.

Кому закон даёт дополнительные гарантии

Статья 261-5 устанавливает гарантии при заключении, продлении и прекращении контрактов для отдельных категорий. Среди обстоятельств, которые требуют отдельной проверки, — беременность, отпуск по уходу за ребёнком, наличие ребёнка определённого возраста и приближение к общеустановленному пенсионному возрасту. Условия различаются: значение имеют согласие работника, возраст ребёнка, оставшийся срок до пенсии и отсутствие дисциплинарных нарушений.1

Поэтому опасно пользоваться чужим советом «со мной продлили до трёх лет ребёнка — значит обязаны всем». Сверьте свой статус с актуальной редакцией статьи и подтверждающими документами. Коллективный договор может содержать дополнительные, более благоприятные гарантии для работников.

Если наниматель сообщил о непродлении, а вы относитесь к защищённой категории, не ограничивайтесь устным возражением. До даты окончания подайте письменное заявление, приложите подтверждения и попросите дать мотивированный ответ с указанием применённых норм.

Если работник не хочет продлевать

Работнику не требуется придумывать виновное поведение нанимателя, чтобы отказаться от продолжения после конечной даты. Он письменно сообщает, что не намерен продлевать контракт и просит прекратить его в связи с истечением срока. Это отличается от досрочного ухода: до последнего дня контракт продолжает действовать, стороны выполняют обязанности.

Согласуйте передачу дел и имущества. Уточните, какая часть отпуска будет использована и какая компенсирована при увольнении, проверьте расчётные листки. В день увольнения наниматель оформляет прекращение, производит причитающиеся выплаты и выдаёт документы в порядке ТК. Не подписывайте заранее подтверждение полного расчёта, если суммы ещё не видели.

Если новая работа начинается раньше, одного уведомления о непродлении недостаточно для досрочного выхода. До даты окончания нужен самостоятельный законный маршрут: соглашение сторон либо другое применимое основание. Не прекращайте появляться на работе, считая месячное уведомление аналогом заявления по собственному желанию по бессрочному договору.

Если наниматель не хочет продлевать

Истечение срока — самостоятельное основание прекращения трудового договора.1 В общем случае наниматель не обязан превращать любой контракт в бессрочные отношения только из-за хорошей оценки работы. Но он обязан соблюсти письменный этап и проверить законодательные и коллективно-договорные гарантии.

Отсутствие дисциплинарных взысканий имеет значение для правил срока продления, но само по себе не следует описывать как безусловное право любого работника на вечное продолжение. И наоборот, устная претензия руководителя не заменяет дисциплинарный документ там, где норма связывает гарантию именно с отсутствием нарушений дисциплины.

Если уведомление не выдали вовремя либо игнорировали специальную гарантию, сохраните контракт, документы о вручении и подтверждение своего статуса. Оперативно запросите письменное объяснение. Контакты территориальных подразделений инспекции труда опубликованы на сайте Департамента.4

Последняя неделя: сверяйте документы, а не обещания

При продолжении у работника должен появиться оформленный документ с новым сроком и согласованными условиями. Проверьте даты, подписи, число экземпляров и приказ. Не соглашайтесь, чтобы срок вписали после подписи или выдали ваш экземпляр «позже».

При прекращении попросите заранее показать проект кадровой формулировки и расчёт, но учитывайте, что окончательные документы оформляются на дату увольнения. Если после истечения срока человек продолжает работать, а ни одна сторона не потребовала прекращения, правовые последствия оцениваются с учётом статьи 39 ТК и специальных норм о контрактах.1 Не создавайте такую ситуацию молчанием: зафиксируйте решение до даты.

Удобный комплект на хранение состоит из контракта и всех соглашений, вашего уведомления, уведомления нанимателя, документа о продлении или прекращении, приказа и окончательного расчёта. Тогда спор начинается с дат и подписей, а не с попытки восстановить разговор в коридоре.

Если сторона изменила решение до оформления, сообщите об этом письменно как можно раньше, но не считайте отзыв безусловным. Когда соглашение о новом сроке уже подписано либо кадровое действие завершено, последствия зависят от содержания документов и согласия другой стороны. Уточняйте статус до того, как обещать выход новому нанимателю.